Në vijë me politikat e organizimit të ZKKI, si dhe në raport me funksionimin sa më efikas, si domosdoshmëri e komunikimit korrekt me qytetarët, është detyrë parësore e ZKKI që qytetarët e komunës të informohen rregullisht dhe në mënyrë efikase për punën e të gjitha organeve të pushtetit lokal, si dhe të ndihmojë transparencën e këtyre organeve gjatë punës së tyre, por edhe që qytetarëve t’iu ofrojë edhe informata tjera për punën e institucioneve që i menaxhon pushteti lokal, për ngjarjet dhe zhvillimet tjera që ndodhin në komunë apo që kanë të bëjnë me komunën.
Organizimi i Punës
Me poshtë po ju rendisim pikat në të cilat bazohet Plani i Punës i Zyrës për Informim
Pjesëmarrje (monitorim) i mbledhjeve te Asamblesë Komunale
Pjesëmarrje në takimet e organeve kryesore:
a)KPF – Komiteti për Politikë dhe Financa
b)KKSB – Komiteti Komunal për Siguri në Bashkësi
c)KK – Komiteti për kthim
Pjesëmarrje në mbledhjet publike me qytetarë
Pjesëmarrje në mbledhjet e Bordit te Drejtorëve
Pjesëmarrja (monitorimi) i aktiviteteve të ndryshme kulturore dhe historike, siç janë përvjetorët e ndryshëm apo edhe festivalet e ndryshme që organizohen në komunën tone.
Pjesëmarrje ne takimet e drejtpërdrejta te Kryetarit te Komunës si brenda dhe jashtë Komunës
Mbajtja e kontakti dhe komunikimit të përhershëm dhe të vazhdueshëm me publikun, përkatësisht qytetarët, pranimi i informacioneve të ndryshme nga ata dhe shpërndarja e tyre tek udhëheqësit apo zyrtarët komunal, botimi i tyre në publikimet e ndryshme (fletëpalosjet, broshura, buletinet, gazetat, revistat, Ueb-faqen e komunës), mjeteve të informimit publik, etj
Koordinimi i fushatave të ndryshme mediale të organizuara nga Komuna në raport me publikun
Mbikëqyrja e zbatimit te Strategjisë për Komunikim me qytetarë dhe administrimi i Kodit të mirësjelljes së zyrtarëve për komunikim për të mbajtur standarde të larta etike për zyrtarë në komunikim.
Mbajtja e kontakteve të rregullta me përfaqësuesit e mjeteve të informimit publik, (vendorë dhe ndërkombëtarë), njoftimi i tyre për të gjitha takimet, ngjarjet, zhvillimet dhe manifestimet që mbahen në komunë. Në këtë rast mediat informohen së paku dy javë më parë (dhe një ditë para mbajtjes se ngjarjes) për të gjitha takimet publike me qytetarë, ndërkohë që njoftimet për takimet e Kuvendit të Komunës dhe të mekanizmave tjerë lokal, do të bëhet në ditën kur distribuohet materiali për këto mbledhje.
Informimi me kohë i mediave për ditën dhe kohën e hapjes së ofertave të tenderëve, në mënyrë që të inkurajohen raportimet në media.
Përgatitja e materialit si dhe dokumentacionit të nevojshëm për përfaqësuesit e mediave, për të gjitha takimet që i organizon dhe mbanë Kuvendi i Komunës, që të bëjë njoftimet e nevojshme në vendet e parapara në hapësirat e nevojshme dhe që këto t’i publikojë në UEB-faqen e komunës, me qëllim që të inkurajohet pjesëmarrja e qytetarëve dhe e mediave në to.
Menaxhimi i UEB-faqes së komunës, që nënkupton përditësim të përditshëm dhe efikas të saj, duke i edituar të gjitha informatat e rëndësishme që ndodhin në Kuvendin Komunal dhe në qytet siç janë: lajmet, shpalljet, vendimet, rregulloret, konkurset, ngjarjet kulturore, shënimi i datave të rëndësishme dhe përvjetorëve, etj.
Pjesëmarrja në organizimet e konferencave të ndryshme për raste dhe ngjarje të caktuara, në të cilat udhëheqja më e lartë e komunës, ajo e administratës komunale, apo vetë zyrtarët për informim do t’i organizojnë.
Në bazë të detyrave qe dalin nga ZKKI, duhet që të mbahen kontakte të përhershme dhe të rregullta edhe me përfaqësuesit e shoqërisë civile dhe komuniteteve të ndryshme (komuniteti i biznesit, i sportistëve etj), dhe për informacionin që rrjedh nga këto kontakte apo takime të informohet shefi i ZKKI si dhe instancat tjera siç e parasheh hierarkia.
Amir Lushtaku
Jeton Rushiti
Brahim Nura
